Tietosuojaseloste Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteristä (25.5.2018)

1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteri muodostuu seuraavista eri käyttötarkoituksen perusteella muodostuvista alarekistereistä:

  • viestintärekisteri
  • tapahtumakutsurekisteri
  • Ulkopolitiikka-lehden tilausrekisteri

Viestintärekisterin tarkoituksena on asiakastietojen hallinnointi sekä asiakkaan informointi uutiskirjeillä sekä julkaisutiedotteilla.

Tapahtumakutsurekisterin tarkoituksena on asiakastietojen ja seminaarien hallinnointi, tapahtuma-kutsujen lähetys, osallistumisilmoitusten vastaanotto ja ylläpito.

Ulkopolitiikka-lehden tilausrekisterin tarkoituksena on ylläpitää tilaajien asiakastietoja, lehden postitusta sekä sähköistä lukuoikeutta varten sekä UP-klubin jäsenrekisterinä.

Edellä lueteltujen alarekistereiden henkilötietoja käsitellään seuraavin oikeusperustein:

  1. rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten ja/tai
  2. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

 

2 Käsiteltävät henkilötiedot

Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja alarekistereittäin:

Viestintärekisteri: nimi, sähköposti, mihin tutkimusaloihin asiakkaalla on kiinnostus

Tapahtumakutsurekisteri: nimi, titteli, organisaatio, toimipiste, postitoimipaikka, sähköposti, matkapuhelinnumero, mihin tutkimusaloihin asiakkaalla on kiinnostus, kyllä/ei julkaisutiedotteita, kyllä/ei uutiskirjettä

Ulkopolitiikka-lehden tilaajarekisteri: nimi, osoite, postinumero, postitoimipaikka, toimenkuva, organisaatio, sähköposti, matkapuhelinnumero, oppilaitos ja opiskelijanumero.

 

3 Tietojen vastaanottajat tai vastaanottaja-ryhmät

EU:n tietosuoja-asetuksen 4.9 artiklaa laajasti tulkiten rekisterinpitäjä voi ”siirtää” tai ”luovuttaa käsiteltäväksi” (esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa) Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekistereihin talletettuja henkilötietoja.

Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekistereiden sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy järjestelmätoimittajalle (yksityiselle järjestelmätoimittajalle/-toimittajille).

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille tahoille markkinointitarkoitukseen.

 

4 Tietojen siirto kolmansiin maihin

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

5 Henkilötietojen säilyttämisaika                  

Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Henkilötiedot poistetaan Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteristä seuraavasti:

Viestintärekisteri: henkilötiedot poistetaan asiakkaan nimenomaisesta pyynnöstä.

Tapahtumakutsurekisteri: henkilötiedot poistetaan asiakkaan nimenomaisesta pyynnöstä.

Ulkopolitiikka-lehden tilaajarekisteri: henkilötiedot poistetaan tilauksen päättymisen jälkeisen tilikauden jälkeen 6 vuoden kuluttua (kirjanpitolaki 2015/1620).

 

6 Rekisteröidyn oikeudet     

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteriin on hänestä mahdollisesti tallennettu. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus 30 vuorokauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä varten on laadittu Ulkopoliittisen instituutin verkkosivuille lomake (https://www.fiia.fi/instituutti/tietosuova), joka tulee täyttää huolellisesti asianmukaisten kohtien osalta, tulostaa ja allekirjoittaa. Pyyntö voidaan tehdä toimittamalla huolellisesti täytetty ja henkilökohtaisesti allekirjoitettu lomake Ulkopoliittisen instituutin kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä. Lomake sisältää tarkemmat ohjeet.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteriin on tallennettu.

Käyntiosoite Ulkopoliittisen instituutin kirjaamoon:

Ulkopoliittinen instituutti

Arkadiankatu 23 B 6 krs.

00100 Helsinki

Aukioloajat (Ulkopoliittinen instituutti): arkisin klo: 09:00-16:00

Ulkopoliittisen instituutin kirjaamosta pyyntö ohjataan keskitetysti Ulkopoliittisen instituutin tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava@fiia.fi). Tarkastusoikeuspyyntöön vastauksen antaa Ulkopoliittisen instituutin tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

Rekisteröidyn tulee noutaa henkilötieto-ote henkilökohtaisesti Ulkopoliittisen instituutin kirjaamosta, jossa rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Ulkopoliittinen instituutti rekisterinpitäjänä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekistereiden osalta.

 

7 Rekisteröidyn vastustamisoikeus               

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisterin kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö Ulkopoliittisen instituutin kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

 

8. Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Kyseinen Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisteriin kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö Ulkopoliittisen instituutin kirjaamon sähköpostiosoitteeseen kirjaamo@fiia.fi,

Ulkopolitiikkalehden tilausrekisteristä poistaminen kohdan 8 mukaisesti.

 

9 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Huom. kansallinen tietosuojalakiehdotus (ks. käsittelytiedot HE 9/2018 vp), jossa ehdotetaan kansalliseksi valvontaviranomaiseksi tietosuojavaltuutettua, on eduskunnassa käsittelyssä eikä ennen lakiehdotuksen hyväksymistä ole kansallista valvontaviranomaista.

Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs

00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800

00521 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700

Faksi: + 358 9 56 66735

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

 

10 Rekisteröidyn vastustamisoikeus

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset (tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu)

Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisterin sisältämien henkilötietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Alarekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu:

Viestintärekisteri

  • tiedot on saatu suoraan rekisteröidyltä ja lisätty rekisteriin hänen suostumuksellaan

Tapahtumakutsurekisteri

  • tiedot on saatu suoraan rekisteröidyltä ja lisätty rekisteriin hänen suostumuksellaan

Ulkopolitiikka lehden tilausrekisteri

  • tiedot on saatu suoraan rekisteröidyltä tilaussopimukseen

 

11 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Ulkopoliittisen instituutin asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.